Większość strat na nieuczciwym kontrahencie nie bierze się z wyrafinowanego oszustwa, tylko z pominięcia kilku prostych sprawdzeń. Komplet informacji pozwalający ocenić ryzyko jest publiczny, bezpłatny i wymaga kwadransa.

Poniżej instrukcja: gdzie wejść, czego szukać i co oznacza to, co zobaczysz.

Sygnały ostrzegawcze widoczne przed sięgnięciem po rejestry

Zanim cokolwiek sprawdzisz, zwróć uwagę na to, jak firma się zachowuje. Pojedynczy sygnał zwykle nic nie znaczy, ale kilka naraz to wyraźny powód do ostrożności.

• Presja czasu. „Ta cena obowiązuje tylko dziś”, „musimy podpisać do jutra”. Pośpiech ma uniemożliwić sprawdzenie i to jest jego jedyny cel.
• Wysoka zaliczka przed rozpoczęciem prac, zwłaszcza przelewem na rachunek prywatny albo w gotówce. Rozsądna praktyka to zaliczka na materiały, nie na robociznę.
• Numer rachunku inny niż na fakturze albo zmieniony w ostatniej chwili wiadomością e-mail. To jeden z najczęstszych scenariuszy wyłudzenia i nie zawsze winna jest sama firma – bywa, że ktoś przejął jej skrzynkę.
• Brak adresu, wyłącznie telefon komórkowy i skrzynka na darmowej domenie.
• Dane na stronie niezgodne z rejestrami: inna nazwa, inny numer identyfikacji podatkowej, adres, pod którym firma nie prowadzi działalności.
• Bardzo krótki staż połączony z bardzo dużym zleceniem.
• Opinie skrajne i wystawione w krótkim odstępie czasu, wszystkie w podobnym stylu.

CEIDG – dla jednoosobowych działalności

Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej obejmuje osoby fizyczne prowadzące działalność. Jeśli kontrahent to „Jan Kowalski Usługi Budowlane”, szukasz właśnie tutaj.

Wyszukiwarka jest bezpłatna i nie wymaga logowania. Wystarczy numer identyfikacji podatkowej albo nazwa.

Czego szukać:

Status wpisu. Aktywny to stan normalny. Zawieszony oznacza, że firma formalnie nie prowadzi działalności – nie może świadczyć usług ani wystawiać faktur za bieżącą sprzedaż. Podpisywanie umowy z firmą zawieszoną to poważny problem. Wykreślony znaczy, że działalność została zakończona.

Data rozpoczęcia działalności. Firma działająca od miesiąca nie jest z definicji podejrzana, ale przy dużym zleceniu warto to zestawić z resztą sygnałów.

Przedmiot działalności. Kody opisują, czym firma oficjalnie się zajmuje. Jeśli firma oferuje Ci remont, a w rejestrze ma wyłącznie handel detaliczny, to nie przesądza o niczym – ale jest pytaniem, które warto zadać.

Adres. Porównaj z tym, co podaje strona i faktura. Rozbieżność sama w sobie bywa niewinna, ale w zestawieniu z innymi sygnałami nabiera znaczenia.

Jeśli firmy nie ma w ewidencji, a przedstawia się jako jednoosobowa działalność – to koniec sprawdzania. Nie podpisuj.

KRS – dla spółek

Krajowy Rejestr Sądowy obejmuje spółki. Jeśli w nazwie kontrahenta jest „sp. z o.o.”, „S.A.” albo „spółka jawna”, szukasz tutaj.

Bezpłatna wyszukiwarka prowadzona przez Ministerstwo Sprawiedliwości pozwala pobrać odpis aktualny – pełny dokument z danymi spółki.

Czego szukać:

Sposób reprezentacji. To najważniejsza informacja w całym dokumencie i najczęściej pomijana. Określa, kto może podpisać umowę w imieniu spółki. Przy reprezentacji łącznej podpis jednego członka zarządu nie wystarcza – umowa podpisana przez jedną osobę może być nieważna.

Sprawdź to, zanim podpiszesz cokolwiek. Osoba siedząca naprzeciwko może być prezesem, a mimo to nie mieć prawa samodzielnego działania.

Kapitał zakładowy. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością o kapitale pięciu tysięcy złotych odpowiada za zobowiązania tylko swoim majątkiem. Przy zleceniu na kilkaset tysięcy ta liczba mówi, ile realnie da się odzyskać.

Dział czwarty. Tu ujawnia się zaległości podatkowe, zaległości wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, wierzytelności i egzekucje. Wpisy w tym dziale to najpoważniejszy sygnał, jaki KRS może pokazać.

Zmiany w zarządzie. Częsta rotacja prezesów w krótkim czasie to powód do ostrożności.

Krajowy Rejestr Zadłużonych

Rejestr zawiera postępowania upadłościowe i restrukturyzacyjne, dane osób pozbawionych prawa prowadzenia działalności oraz informacje o bezskutecznych egzekucjach.

Wpis w tym miejscu to najpoważniejszy z sygnałów, jakie da się znaleźć w rejestrach publicznych.

Wyszukiwanie jest bezpłatne. Warto sprawdzić nie tylko samą firmę, ale też osoby nią zarządzające – zakaz prowadzenia działalności dotyczy osoby, nie podmiotu, więc ktoś z zakazem może figurować w zarządzie nowo założonej spółki.

Biała lista podatników VAT

To sprawdzenie ma bezpośrednie konsekwencje finansowe i dlatego wymaga osobnego omówienia.

Wykaz prowadzony przez Krajową Administrację Skarbową pokazuje status podatnika VAT oraz numery rachunków bankowych zgłoszonych do urzędu skarbowego.

Dlaczego to ważne. Przy transakcji między przedsiębiorcami powyżej piętnastu tysięcy złotych brutto zapłata na rachunek, którego nie ma w wykazie, oznacza dwie rzeczy: wydatku nie zaliczysz do kosztów uzyskania przychodu, a dodatkowo możesz odpowiadać solidarnie za VAT kontrahenta.

To nie jest teoretyczne ryzyko. To konkretna kwota, którą zapłacisz, jeśli kontrahent swojego VAT nie odprowadzi.

Jak sprawdzić. Wystarczy numer identyfikacji podatkowej i numer rachunku z faktury. Wykaz od razu powie, czy ten rachunek jest zgłoszony.

Jeśli przelew już poszedł na niewłaściwy rachunek, sytuację da się uratować zawiadomieniem ZAW-NR złożonym w urzędzie skarbowym w ciągu siedmiu dni. Prościej jednak sprawdzić rachunek przed płatnością.

Dobra praktyka księgowa: potwierdzenie z wykazu generowane w dniu przelewu i podpinane pod fakturę. Kosztuje kilkanaście sekund, a w razie kontroli rozstrzyga sprawę.

Pozostałe źródła, gdy sprawa jest poważniejsza

Przy większych zleceniach albo przy sygnałach ostrzegawczych warto sięgnąć dalej.

VIES – weryfikacja numeru VAT kontrahenta z innego kraju Unii Europejskiej. Bezpłatna wyszukiwarka Komisji Europejskiej.

Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych pokazuje, kto naprawdę stoi za spółką. Bywa, że prezes jest osobą podstawioną, a rzeczywisty właściciel figuruje wyłącznie tutaj.

Repozytorium Dokumentów Finansowych zawiera sprawozdania finansowe spółek. Nawet pobieżne spojrzenie na bilans i rachunek zysków mówi więcej niż cała strona internetowa. Sprawdź, czy spółka w ogóle składa sprawozdania – brak za ostatnie lata to sygnał sam w sobie.

Biura informacji gospodarczej i giełdy wierzytelności ujawniają bieżące problemy z płatnościami. Część usług jest płatna, ale przy dużym zleceniu koszt jest nieporównywalny z ryzykiem.

Czego nie wyczytasz z rejestrów

Rejestry pokazują stan formalny i przeszłość. Nie powiedzą, czy firma dotrzymuje terminów, jak traktuje reklamacje i czy praca została wykonana solidnie.

Tę część trzeba sprawdzić inaczej: prosząc o referencje z ostatnich miesięcy, czytając opinie ze szczególną uwagą na te krytyczne oraz pytając wprost o dwa czy trzy zrealizowane projekty podobne do Twojego.

Warto też pamiętać, że brak jakichkolwiek śladów w internecie sam w sobie jest informacją. Firma działająca od lat zwykle zostawia po sobie ślad w postaci opinii, wzmianek i opisanych realizacji. Cisza wokół firmy z długim stażem to rzecz, o którą warto zapytać.

Lista kontrolna przed podpisaniem umowy

1. Potwierdź, że firma istnieje i jest aktywna – w CEIDG albo w KRS.
2. Sprawdź, kto jest uprawniony do podpisania umowy.
3. Sprawdź Krajowy Rejestr Zadłużonych, także pod kątem osób zarządzających.
4. Zweryfikuj rachunek na białej liście, jeśli kwota przekracza piętnaście tysięcy złotych.
5. Przejrzyj sprawozdanie finansowe, jeśli to spółka, a zlecenie jest duże.
6. Poproś o referencje i przeczytaj opinie, zwłaszcza te negatywne.
7. Zapisz wyniki sprawdzeń, na przykład jako zrzuty ekranu z datą.

Co zrobić, gdy coś nie gra

Znalezienie niepokojącej informacji nie musi oznaczać rezygnacji ze współpracy. Oznacza, że warto zapytać.

Firma zawieszona w CEIDG – zapytaj wprost. Czasem to pomyłka, czasem działalność wznowiona i nieodnotowana. Nie podpisuj, dopóki wpis nie będzie aktywny.

Wpisy w dziale czwartym KRS – zapytaj o ich status. Zaległość sprzed lat, już uregulowana, to co innego niż bieżąca egzekucja.

Rachunek spoza białej listy – poproś o rachunek z wykazu. Uczciwa firma poda go bez dyskusji, bo to jej też dotyczy.

Brak sprawozdań finansowych – zapytaj dlaczego. Obowiązek ich składania jest powszechny i jego pomijanie zwykle o czymś świadczy.

Sposób, w jaki firma reaguje na takie pytania, mówi niemal tyle samo co sama odpowiedź.

Podsumowanie

Weryfikacja kontrahenta nie jest wyrazem nieufności, tylko elementem normalnej pracy. Kwadrans spędzony w rejestrach kosztuje mniej niż jedna nieopłacona faktura, a w wielu przypadkach wystarcza, żeby zauważyć problem, zanim stanie się Twoim problemem.