W skrócie: rejestr wybierasz po formie prawnej firmy. Jednoosobową działalność gospodarczą i wspólników spółki cywilnej sprawdzisz w CEIDG, a spółki handlowe (z o.o., akcyjną, jawną, komandytową, partnerską, prostą spółkę akcyjną), fundacje i stowarzyszenia w KRS. Oba rejestry są bezpłatne. W CEIDG najważniejszy jest status działalności i data jej rozpoczęcia. W odpisie z KRS czytasz przede wszystkim dział 2, czyli kto może podpisać umowę, a w dziale 3 sprawdzasz, czy spółka składa sprawozdania finansowe. Na koniec warto zajrzeć do Krajowego Rejestru Zadłużonych.
Pytanie „w którym rejestrze szukać tej firmy” zadaje sobie prawie każdy, kto pierwszy raz sprawdza kontrahenta. Poniżej wyjaśniamy, jak to rozpoznać po nazwie, jak przejść przez oba rejestry krok po kroku i które informacje naprawdę mają znaczenie. Stan na październik 2026 roku.
Czym różni się CEIDG od KRS?
CEIDG, czyli Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej, to rejestr osób fizycznych prowadzących firmę. Trafia tam każdy, kto zakłada jednoosobową działalność, a także każdy wspólnik spółki cywilnej będący osobą fizyczną, bo spółka cywilna jest umową między przedsiębiorcami, a nie osobną firmą w rejestrze. Jeśli wspólnikiem spółki cywilnej jest spółka, na przykład z o.o., jej wpis znajdziesz w KRS. Wpis jest bezpłatny, a ewidencję prowadzi minister właściwy do spraw gospodarki.
KRS, czyli Krajowy Rejestr Sądowy, prowadzą sądy rejonowe. Wpisuje się do niego spółki handlowe, spółdzielnie, fundacje, stowarzyszenia i inne podmioty, które mają osobowość prawną albo zdolność prawną. Każdy podmiot w KRS ma 10-cyfrowy numer KRS.
W praktyce różnica sprowadza się do tego, kto odpowiada za zobowiązania. Przedsiębiorca z CEIDG odpowiada całym swoim majątkiem. Za długi spółki z o.o. co do zasady odpowiada spółka, dlatego przy umowach z nią tak ważne jest sprawdzenie jej kondycji i tego, kto ją reprezentuje.
Jak rozpoznać, w którym rejestrze szukać firmy?
Najprościej po końcówce nazwy na fakturze, w stopce maila albo na stronie internetowej:
- „sp. z o.o.”, „S.A.”, „sp.j.”, „sp.k.”, „sp.p.”, „S.K.A.”, „P.S.A.”, a także fundacja, stowarzyszenie, spółdzielnia: szukasz w KRS,
- imię i nazwisko w nazwie, na przykład „Jan Kowalski Usługi Remontowe”: szukasz w CEIDG,
- „s.c.”: szukasz w CEIDG, osobno każdego wspólnika.
Jeśli nazwa niczego nie podpowiada, zacznij od NIP-u w Wykazie podatników VAT, czyli na białej liście. Przy spółkach z KRS wykaz pokazuje numer KRS, a przy wszystkich firmach status VAT i rachunki bankowe. Więcej o tym w poradniku Biała lista VAT: jak sprawdzić rachunek kontrahenta.
Jak sprawdzić firmę w CEIDG krok po kroku?
- Otwórz wyszukiwarkę firm w serwisie biznes.gov.pl. Logowanie nie jest potrzebne.
- Wpisz NIP, REGON, nazwę firmy albo nazwisko przedsiębiorcy. NIP daje najpewniejszy wynik.
- Otwórz wpis i sprawdź status: aktywny, zawieszony, wykreślony, oczekujący na rozpoczęcie działalności albo prowadzący działalność wyłącznie w formie spółki cywilnej.
- Porównaj adres i nazwę z danymi z faktury, umowy i strony internetowej.
- Sprawdź datę rozpoczęcia działalności i kody PKD.
- Zapisz wydruk wpisu w PDF.
Na co zwrócić uwagę:
- Status „zawieszony” oznacza, że przedsiębiorca czasowo nie prowadzi działalności. Jeśli mimo to przyjmuje zlecenia i wystawia faktury, zapytaj o to wprost.
- Data rozpoczęcia kilka tygodni przed ofertą sama w sobie nie dyskwalifikuje, ale przy dużej zaliczce jest powodem do ostrożności.
- Kody PKD nie muszą idealnie pasować do usługi, ale wyraźna rozbieżność, na przykład handel odzieżą przy ofercie budowy domu, wymaga wyjaśnienia.
- Przy spółce cywilnej sprawdź każdego wspólnika osobno. Za zobowiązania spółki odpowiadają oni solidarnie, całym swoim majątkiem.
Jak sprawdzić spółkę w KRS i co czytać w odpisie?
- Otwórz formularz w wyszukiwarce KRS Ministerstwa Sprawiedliwości.
- Wyszukaj podmiot po numerze KRS, NIP, REGON albo nazwie. Zaznacz rejestr przedsiębiorców albo rejestr stowarzyszeń, zależnie od formy.
- Pobierz odpis aktualny, czyli stan na dziś. Gdy chcesz zobaczyć historię zmian, na przykład wcześniejszych prezesów albo adresy, pobierz odpis pełny. Oba pobierzesz bezpłatnie jako PDF.
Wydruki pobrane samodzielnie z wyszukiwarki mają moc dokumentów wydawanych przez Centralną Informację KRS. W większości sytuacji nie musisz zamawiać odpisu w sądzie.
Odpis ma sześć działów. Przy weryfikacji kontrahenta najważniejsze są cztery:
- Dział 1: forma prawna, nazwa, siedziba, data wpisu i kapitał zakładowy. Kapitał 5 000 zł to ustawowe minimum dla spółki z o.o. i sam w sobie nie jest sygnałem ostrzegawczym.
- Dział 2: zarząd, prokurenci i sposób reprezentacji. Jeśli zapisano, że spółkę reprezentuje dwóch członków zarządu łącznie, umowa podpisana przez jedną osobę może być nieskuteczna. To najczęściej pomijany, a jeden z najważniejszych punktów.
- Dział 3: przedmiot działalności oraz wzmianki o złożeniu rocznych sprawozdań finansowych. Brak wzmianek za kolejne lata to poważny sygnał ostrzegawczy.
- Dział 4: zaległości podatkowe i składkowe dochodzone w egzekucji, niezaspokojone wierzytelności i umorzone egzekucje. W praktyce ten dział rzadko jest wypełniony, więc pusty dział 4 niewiele mówi.
Dział 5 dotyczy kuratora, a dział 6 likwidacji, rozwiązania spółki i postępowania upadłościowego. Każdy wpis w dziale 6 trzeba przeczytać przed podpisaniem umowy.
Same sprawozdania finansowe, czyli bilans i rachunek zysków i strat, pobierzesz bezpłatnie z Repozytorium Dokumentów Finansowych w tym samym portalu Ministerstwa Sprawiedliwości. Wystarczy numer KRS.
Gdzie sprawdzić upadłość i długi firmy?
Najpełniejsze informacje o upadłości, restrukturyzacji, zakazach prowadzenia działalności i bezskutecznych egzekucjach wszczętych od 1 grudnia 2021 roku znajdziesz w Krajowym Rejestrze Zadłużonych. Jest bezpłatny i obejmuje zarówno spółki, jak i osoby fizyczne. Wzmianki o upadłości bywają też w CEIDG i w dziale 6 KRS, ale czysty wpis w rejestrze nie zwalnia ze sprawdzenia KRZ.
Rejestry nie powiedzą ci też, czy firma płaci podwykonawcom w terminie, jak ocenia ją większość klientów i czy jej opinie w internecie są wiarygodne. Rejestr potwierdza, że firma istnieje i kto za nią stoi. Rzetelność trzeba ocenić z innych źródeł. Listę sygnałów ostrzegawczych i kolejność sprawdzania opisujemy w tekście Jak rozpoznać nieuczciwego kontrahenta.
Najczęstsze błędy przy sprawdzaniu firmy w rejestrze
- Szukanie spółki z o.o. w CEIDG i wniosek, że „firma nie istnieje”. Spółki są tylko w KRS.
- Sprawdzenie spółki cywilnej jako całości. W rejestrze są wspólnicy, nie spółka.
- Pominięcie działu 2. Umowa z osobą bez umocowania to problem, który wychodzi dopiero przy sporze.
- Zaufanie zrzutowi ekranu od kontrahenta. Odpis pobierasz sam, w dniu sprawdzania.
- Porównanie samej nazwy. Podobne nazwy mają różne firmy. Porównuj NIP, adres i numer KRS.
Najczęściej zadawane pytania
Czy sprawdzenie firmy w CEIDG i KRS jest płatne?
Nie. Wyszukiwarki CEIDG i KRS są bezpłatne, a odpis aktualny i pełny z KRS pobierzesz jako PDF bez opłat. Opłata dotyczy tylko odpisów zamawianych w Centralnej Informacji KRS.
Jak sprawdzić spółkę cywilną?
W CEIDG, osobno każdego wspólnika. Każdy z nich ma własny wpis, w którym widać informację o udziale w spółce cywilnej. Spółka cywilna ma własny NIP i REGON, ale nie ma wpisu w KRS.
Czym różni się numer KRS od NIP i REGON?
NIP to numer podatkowy, REGON to numer w rejestrze statystycznym GUS, a numer KRS mają tylko podmioty wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego. Firma z CEIDG ma NIP i REGON, ale nie ma numeru KRS.
Gdzie znajdę sprawozdanie finansowe spółki?
W Repozytorium Dokumentów Finansowych w portalu Ministerstwa Sprawiedliwości, tym samym, w którym działa wyszukiwarka KRS. Wpisujesz numer KRS i pobierasz bezpłatnie sprawozdania, uchwały o ich zatwierdzeniu i sprawozdania z działalności.
Czy wpis w rejestrze oznacza, że firma jest wiarygodna?
Nie. Wpis potwierdza, że firma legalnie istnieje, gdzie ma siedzibę i kto ją reprezentuje. O tym, jak pracuje, mówią dopiero opinie klientów, historia realizacji i to, czy w sieci nie ma sygnałów ostrzegawczych.
Szukasz wykonawcy, którego ktoś już sprawdził? Firmy w katalogu Sprawdzonej Marki przeszły audyt obejmujący dane rejestrowe, obecność w sieci, opinie klientów oraz wzmianki i sygnały ostrzegawcze. Każdy certyfikat ma numer, który można zweryfikować online.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje porady prawnej. Źródła: ustawa o Krajowym Rejestrze Sądowym, ustawa o CEIDG i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy, ustawa o Krajowym Rejestrze Zadłużonych, Kodeks spółek handlowych, informacje Ministerstwa Sprawiedliwości o wyszukiwarce KRS i Repozytorium Dokumentów Finansowych (gov.pl).
Komentarze