Krajowy Rejestr Zadłużonych (KRZ) to urzędowa, bezpłatna baza, w której w kilka minut sprawdzisz, czy firma jest w upadłości, restrukturyzacji albo ma za sobą bezskuteczną egzekucję. Wystarczy wejść na portal publiczny krz.ms.gov.pl, podać NIP, KRS lub nazwę i przeczytać wynik. Nie musisz zakładać konta ani za nic płacić.
Zanim podpiszesz umowę, wystawisz towar z odroczonym terminem płatności albo weźmiesz zaliczkę, warto sprawdzić jedno: czy po drugiej stronie nie toczy się już postępowanie upadłościowe lub restrukturyzacyjne. Krajowy Rejestr Zadłużonych odpowiada na to pytanie wprost i za darmo. Poniżej pokazujemy, co w nim znajdziesz, jak z niego korzystać i gdzie łatwo popełnić błąd.
Czym jest Krajowy Rejestr Zadłużonych i co w nim znajdziesz?
KRZ to jawny rejestr prowadzony przez Ministra Sprawiedliwości w systemie teleinformatycznym. Działa od 1 grudnia 2021 roku i zastąpił dawny Rejestr Dłużników Niewypłacalnych. Podstawą jest ustawa z 6 grudnia 2018 r. o Krajowym Rejestrze Zadłużonych (Dz.U. 2019 poz. 55), a sam pomysł wynika z unijnego rozporządzenia (2015/848) nakazującego państwom prowadzić publiczne rejestry postępowań upadłościowych.
W rejestrze zobaczysz przede wszystkim informacje o:
- postępowaniach restrukturyzacyjnych i upadłościowych (w tym upadłości konsumenckiej osób fizycznych),
- egzekucjach sądowych i administracyjnych umorzonych z powodu bezskuteczności, czyli takich, w których komornik nie znalazł z czego ściągnąć długu,
- zaległościach alimentacyjnych przekraczających trzy miesiące,
- składnikach masy upadłości, które syndyk wystawia na sprzedaż.
Każdy wpis zawiera dane identyfikujące podmiot (nazwę, adres, numer KRS albo NIP, a dla osób fizycznych PESEL) oraz rodzaj i sygnaturę sprawy. Dzięki temu po jednym wyszukaniu wiesz nie tylko, że coś się dzieje, ale też na jakim etapie.
Dane do rejestru trafiają z pewnych źródeł, a nie z anonimowych zgłoszeń. Wprowadzają je sądy, komornicy, naczelnicy urzędów skarbowych, Szef Krajowej Administracji Skarbowej oraz oddziały ZUS. To dlatego KRZ traktuje się jako źródło urzędowe: za każdym wpisem stoi konkretna czynność organu albo orzeczenie, a nie opinia kontrahenta.
Jakie postępowania zobaczysz w KRZ i co oznaczają?
Zanim wyciągniesz wnioski z wpisu, warto wiedzieć, co kryje się pod poszczególnymi rodzajami spraw. Każdy z nich mówi co innego o sytuacji kontrahenta.
- Upadłość - sąd uznał, że dłużnik jest niewypłacalny, a jego majątkiem zarządza syndyk. Dla Ciebie jako wierzyciela oznacza to, że długu nie odzyskasz już u komornika, lecz zgłaszając wierzytelność w toczącym się postępowaniu.
- Restrukturyzacja - firma próbuje porozumieć się z wierzycielami i uniknąć upadłości, działając pod nadzorem sądu oraz wyznaczonego nadzorcy lub zarządcy. To sygnał, że kontrahent ma kłopoty z płynnością, choć nie musi to oznaczać końca działalności.
- Umorzona, bezskuteczna egzekucja - komornik prowadził egzekucję, ale nie znalazł majątku, z którego można ściągnąć dług. To jeden z mocniejszych sygnałów ostrzegawczych przy sprzedaży z odroczonym terminem.
- Upadłość konsumencka - dotyczy osób fizycznych nieprowadzących działalności, ale zobaczysz ją także, gdy sprawdzasz jednoosobowego przedsiębiorcę jako osobę.
- Zaległości alimentacyjne - trafiają do rejestru, gdy dług przekracza trzy miesiące.
Rodzaj postępowania i jego etap decydują o tym, co możesz zrobić. Dlatego po znalezieniu wpisu odczytaj nie tylko sam fakt, że coś się toczy, ale też sygnaturę sprawy i aktualny etap.
Czym KRZ różni się od płatnych rejestrów dłużników?
To częste nieporozumienie. KRZ bywa mylony z biurami informacji gospodarczej (BIG), takimi jak Krajowy Rejestr Długów, BIG InfoMonitor czy ERIF. To nie jest to samo. KRZ jest rejestrem urzędowym i bezpłatnym. BIG to prywatne bazy komercyjne, które gromadzą zgłoszone długi i udostępniają raporty na innych zasadach.
| Cecha | Krajowy Rejestr Zadłużonych (KRZ) | Biura informacji gospodarczej (KRD, BIG InfoMonitor, ERIF) |
|---|---|---|
| Kto prowadzi | Minister Sprawiedliwości (urząd) | Prywatne spółki komercyjne |
| Dostęp | Bezpłatny, bez konta | Na zasadach danego biura, zwykle po rejestracji |
| Co pokazuje | Upadłości, restrukturyzacje, bezskuteczne egzekucje, alimenty | Zgłoszone przez wierzycieli zobowiązania firm i konsumentów |
| Skąd dane | Sądy, komornicy, organy skarbowe i ZUS | Wierzyciele, którzy zgłaszają dłużnika |
Wniosek praktyczny: KRZ sprawdzasz zawsze, bo jest darmowy i pokazuje fakty urzędowe. Z BIG korzystasz dodatkowo, gdy chcesz zweryfikować bieżące, zgłoszone zaległości wobec konkretnych wierzycieli. Oba źródła się uzupełniają i żadne nie zastępuje drugiego.
Jak sprawdzić firmę w KRZ krok po kroku?
Całość robisz przez portal publiczny. Nie potrzebujesz podpisu elektronicznego ani logowania, żeby wyszukać podmiot.
- Wejdź na stronę krz.ms.gov.pl i wybierz Portal Publiczny.
- Przejdź do zakładki wyszukiwania podmiotów.
- Wpisz dane firmy: najlepiej NIP lub numer KRS, ewentualnie dokładną nazwę.
- Zatwierdź wyszukiwanie i sprawdź, czy pojawia się dopasowanie.
- Jeśli jest wpis, otwórz go i odczytaj rodzaj postępowania oraz sygnaturę sprawy.
Gdy wyszukiwanie zwróci kilka podobnych podmiotów, zawęź wynik dostępnymi filtrami, na przykład po numerze identyfikacyjnym albo rodzaju sprawy. Dzięki temu precyzyjnie trafisz we właściwy wpis i nie pomylisz dwóch firm o zbliżonych nazwach. Jeśli nic nie wyświetla się mimo poprawnego numeru, sprawdź, czy nie wpisałeś spacji lub myślnika w NIP, i spróbuj ponownie po samych cyfrach.
Jeśli chcesz zobaczyć nie konkretny podmiot, lecz bieżące ogłoszenia, skorzystaj z zakładki obwieszczeń. Znajdziesz tam między innymi postanowienia o ogłoszeniu upadłości i otwarciu restrukturyzacji oraz terminy dla wierzycieli, na przykład na zgłoszenie wierzytelności. To ważne, gdy jesteś wierzycielem firmy, która właśnie wpadła w kłopoty.
Po czym wyszukać firmę: NIP, KRS czy nazwa?
Sposób wyszukiwania zależy od tego, kim jest sprawdzany podmiot. To decyduje o tym, czy trafisz na właściwy wpis, czy przeoczysz go przez literówkę.
- Spółka lub inny podmiot z KRS - szukaj po numerze KRS albo NIP. Nazwa bywa zawodna, bo dwie firmy mogą brzmieć podobnie, a numer jest jednoznaczny.
- Jednoosobowa działalność gospodarcza - pewny jest NIP. Możesz też szukać po imieniu i nazwisku, ale przy popularnych danych dostaniesz wiele trafień.
- Osoba fizyczna nieprowadząca firmy - wyszukasz ją po numerze PESEL lub NIP.
Zasada jest prosta: zawsze zaczynaj od numeru identyfikacyjnego, a nazwę traktuj jako uzupełnienie. Numer weź z faktury, umowy albo z odpisu z rejestru, żeby mieć pewność, że sprawdzasz właściwy podmiot.
Co oznacza brak wpisu, a co oznacza wpis w KRZ?
Brak wpisu to dobra, ale nie ostateczna wiadomość. Oznacza tyle, że wobec danej firmy nie zarejestrowano w KRZ upadłości, restrukturyzacji ani umorzonej egzekucji. Nie znaczy to, że firma nie ma żadnych zaległości, bo nieopłacone faktury wobec kontrahentów mogą w ogóle nie trafić do tego rejestru. Dlatego czysty wynik w KRZ to jeden z sygnałów, a nie całe prześwietlenie.
Wpis traktuj poważnie. Postępowanie upadłościowe lub otwarta restrukturyzacja zmieniają sposób, w jaki możesz dochodzić pieniędzy, i często oznaczają, że przy sprzedaży z odroczonym terminem ryzykujesz. Odczytaj, na jakim etapie jest sprawa i jaka jest jej sygnatura, a potem zdecyduj, czy chcesz dopytać kontrahenta albo zabezpieczyć płatność z góry.
Twój kontrahent jest w KRZ - co dalej jako wierzyciel?
Jeśli znalazłeś w rejestrze firmę, która jest Ci winna pieniądze, to nie koniec sprawy, tylko sygnał do działania. Gdy sąd ogłasza upadłość albo otwiera restrukturyzację, nie dochodzisz już długu samodzielnie u komornika. Swoją wierzytelność zgłaszasz w toczącym się postępowaniu, a KRZ jest miejscem, w którym znajdziesz, jak i w jakim terminie to zrobić.
- W zakładce obwieszczeń odszukaj postanowienie dotyczące Twojego kontrahenta i zanotuj sygnaturę sprawy.
- Sprawdź, kto jest wyznaczonym syndykiem albo nadzorcą i jaki jest termin na zgłoszenie wierzytelności.
- Zbierz dokumenty potwierdzające dług, czyli faktury, umowę i potwierdzenia dostaw.
- Zgłoś wierzytelność w wyznaczonym terminie, pilnując go, bo spóźnienie utrudnia odzyskanie pieniędzy.
Dlatego warto sprawdzać stałych kontrahentów co jakiś czas, a nie tylko przy pierwszej umowie. Wczesne wychwycenie wpisu daje Ci czas na reakcję, zanim terminy zdążą upłynąć. Jeśli sprawa jest poważna albo kwota duża, skonsultuj kroki z prawnikiem lub doradcą restrukturyzacyjnym.
Czego unikać przy sprawdzaniu w KRZ?
Błędy bywają banalne, ale potrafią kosztować.
- Nie płać za coś, co jest darmowe. W sieci działają serwisy oferujące płatne sprawdzenie w KRZ. Samo wyszukanie podmiotu na oficjalnym portalu publicznym nic nie kosztuje i nie wymaga konta.
- Nie opieraj się tylko na nazwie. Literówka albo podobna firma to prosta droga do błędnego wniosku. Wyszukuj po NIP lub KRS.
- Nie traktuj rejestru jak danych w czasie rzeczywistym. Wpisy pojawiają się po czynnościach sądu czy komornika, więc sprawdzenie zawsze pokazuje stan na konkretny moment. Przy większej transakcji powtórz je tuż przed podpisaniem umowy.
- Nie poprzestawaj na jednym źródle. KRZ pokazuje postępowania urzędowe, nie wszystkie długi. Zestaw go z innymi rejestrami.
Jak połączyć KRZ z innymi źródłami weryfikacji?
Jedno źródło rzadko wystarcza. Dobrą rutyną jest sprawdzenie firmy w kilku miejscach, z których każde odpowiada na inne pytanie.
- KRZ - czy firma jest w upadłości, restrukturyzacji lub po bezskutecznej egzekucji.
- CEIDG albo KRS - czy firma w ogóle istnieje, kto ją reprezentuje i czy nie jest w likwidacji. O tym, który rejestr wybrać i co czytać w odpisie, piszemy w tekście CEIDG czy KRS: jak sprawdzić firmę.
- Biała lista VAT - czy firma jest czynnym podatnikiem VAT i czy podany rachunek do przelewu się zgadza.
Takie zestawienie zajmuje kilkanaście minut, a daje pełniejszy obraz niż pojedynczy wynik. To samo działa w drugą stronę. Jeśli to Twoja firma jest sprawdzana, zadbaj, by Twoje dane w rejestrach były aktualne i spójne, bo rozbieżności między rejestrami same w sobie budzą wątpliwości kontrahentów.
Czysty wynik w KRZ i aktualne wpisy w rejestrach to część szerszego obrazu wiarygodności. Jednym ze sposobów, by przedstawić go klientom, jest obecność w katalogu takim jak Sprawdzona Marka, gdzie firmy przechodzą weryfikację wiarygodności. Niezależnie od tego, czy korzystasz z takiego rozwiązania, nawyk sprawdzania kontrahenta w urzędowych, bezpłatnych źródłach warto mieć zawsze.
Najczęściej zadawane pytania
Gdzie jest rejestr upadłości?
Informacje o upadłościach ogłoszonych od 1 grudnia 2021 roku znajdziesz w Krajowym Rejestrze Zadłużonych (krz.ms.gov.pl). Wcześniejsze sprawy bywają w dziale 6 odpisu z KRS i w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.
Czy sprawdzenie firmy w KRZ jest naprawdę bezpłatne?
Tak. Wyszukanie podmiotu na portalu publicznym KRZ nie kosztuje nic i nie wymaga zakładania konta. Jeśli jakiś serwis każe Ci płacić za sprawdzenie firmy w tym rejestrze, pobiera opłatę za coś, co na oficjalnej stronie jest darmowe.
Czy muszę zakładać konto, żeby wyszukać firmę?
Nie. Do wyszukania podmiotu i przejrzenia obwieszczeń wystarczy wejść na portal publiczny. Konto i logowanie są potrzebne dopiero, gdy jako uczestnik postępowania chcesz składać pisma albo odbierać korespondencję sądową.
Co zrobić, jeśli firma nie figuruje w KRZ?
Brak wpisu oznacza tylko tyle, że nie zarejestrowano wobec niej upadłości, restrukturyzacji ani bezskutecznej egzekucji. Nie wyklucza to zaległości wobec innych kontrahentów. Potwierdź wynik w CEIDG lub KRS oraz na białej liście VAT, zanim uznasz firmę za pewną.
Jak szybko dane w KRZ są aktualne?
Wpisy pojawiają się po czynnościach sądów, komorników i organów, które je wprowadzają, więc rejestr pokazuje stan na konkretny moment, a nie dane w czasie rzeczywistym. Przy większej transakcji powtórz sprawdzenie tuż przed podpisaniem umowy.
Czym KRZ różni się od białej listy VAT?
Biała lista odpowiada na pytanie, czy firma jest czynnym podatnikiem VAT i czy rachunek do przelewu się zgadza. KRZ pokazuje, czy toczy się wobec niej postępowanie upadłościowe, restrukturyzacyjne lub czy miała bezskuteczną egzekucję. To dwa różne źródła, które warto sprawdzać razem.
Czy wpis w KRZ znika po zakończeniu sprawy?
Dane w rejestrze są prezentowane przez czas wynikający z przepisów, a po jego upływie przestają być publicznie dostępne. Dlatego aktualny brak wpisu nie zawsze oznacza, że firma nigdy nie miała problemów. W razie wątpliwości dopytaj kontrahenta o historię.
Źródła
- Portal Publiczny Krajowego Rejestru Zadłużonych (Ministerstwo Sprawiedliwości) (2026-11-04)
- Ustawa z dnia 6 grudnia 2018 r. o Krajowym Rejestrze Zadłużonych (Dz.U. 2019 poz. 55), ISAP (2019-01-11)
- Krajowy Rejestr Zadłużonych - czym jest i jakie informacje zawiera, blog iFirma (2026-11-04)
- Krajowy Rejestr Zadłużonych - jak skutecznie korzystać z wyszukiwarki, Fakturownia (2026-11-04)
- Krajowy Rejestr Zadłużonych - wyszukiwarka, Informator gospodarczy Wolters Kluwer (2026-11-04)
Komentarze