Większość strat na nieuczciwym kontrahencie nie bierze się z wyrafinowanego oszustwa, tylko z pominięcia kilku prostych sprawdzeń. Komplet informacji, który pozwala ocenić ryzyko, jest publiczny, bezpłatny i wymaga kwadransa.

Sygnały ostrzegawcze widoczne przed podpisaniem umowy

Zanim sięgniesz po rejestry, zwróć uwagę na to, jak firma się zachowuje. Pojedynczy sygnał zwykle nic nie znaczy, ale kilka naraz to wyraźny powód do ostrożności.

• Presja czasu. „Ta cena obowiązuje tylko dziś”, „musimy podpisać do jutra”. Pośpiech ma uniemożliwić sprawdzenie.
• Wysoka zaliczka przed rozpoczęciem prac, zwłaszcza przelewem na rachunek prywatny albo w gotówce.
• Numer rachunku inny niż na fakturze lub zmieniony w ostatniej chwili wiadomością e-mail.
• Brak adresu, wyłącznie telefon komórkowy i skrzynka na darmowej domenie.
• Dane na stronie niezgodne z rejestrami: inna nazwa, inny NIP, adres, pod którym firma nie prowadzi działalności.
• Bardzo krótki staż połączony z bardzo dużym zleceniem.
• Opinie skrajne i wystawione w krótkim odstępie czasu, wszystkie w podobnym stylu.

Rejestry, w których sprawdzisz kontrahenta

Poniższe źródła są publiczne i bezpłatne, a do większości wystarczy numer NIP.

• CEIDG dla jednoosobowych działalności. Pokazuje status wpisu (aktywny, zawieszony, wykreślony), datę rozpoczęcia i przedmiot działalności.
• KRS dla spółek. Najważniejsze są sposób reprezentacji, czyli kto w ogóle może podpisać umowę, wysokość kapitału zakładowego oraz dział czwarty, w którym ujawnia się zaległości i egzekucje.
• Krajowy Rejestr Zadłużonych z postępowaniami upadłościowymi i restrukturyzacyjnymi oraz zakazami prowadzenia działalności. Wpis w tym miejscu to najpoważniejszy z sygnałów.
• Biała lista podatników VAT, czyli status VAT oraz numery rachunków zgłoszonych do urzędu skarbowego.
• VIES do weryfikacji numeru VAT kontrahenta z innego kraju Unii Europejskiej.
• CRBR, centralny rejestr beneficjentów rzeczywistych, pokazujący, kto naprawdę stoi za spółką.
• Repozytorium Dokumentów Finansowych ze sprawozdaniami spółek. Nawet pobieżne spojrzenie na bilans mówi więcej niż strona internetowa.
• Biura informacji gospodarczej i giełdy wierzytelności, które ujawniają bieżące problemy z płatnościami.

Biała lista VAT: jeden przelew, realny koszt

To sprawdzenie ma bezpośrednie konsekwencje finansowe i dlatego zasługuje na osobny akapit. Przy transakcji między przedsiębiorcami powyżej 15 000 zł brutto zapłata na rachunek, którego nie ma w wykazie, oznacza, że wydatku nie zaliczysz do kosztów uzyskania przychodu, a dodatkowo możesz odpowiadać solidarnie za VAT kontrahenta.

Jeśli przelew już poszedł na niewłaściwy rachunek, sytuację da się uratować zawiadomieniem ZAW-NR złożonym w ciągu 7 dni. Znacznie prościej jest jednak sprawdzić rachunek przed płatnością i zachować potwierdzenie z wykazu razem z fakturą.

Dobra praktyka w księgowości: potwierdzenie z białej listy generowane w dniu przelewu i podpinane pod fakturę. Kosztuje kilkanaście sekund, a w razie kontroli rozstrzyga sprawę.

Czego nie wyczytasz z rejestrów

Rejestry pokazują stan formalny i przeszłość. Nie powiedzą, czy firma dotrzymuje terminów, jak traktuje reklamacje i czy praca została wykonana solidnie. Tę część trzeba sprawdzić inaczej: prosząc o referencje z ostatnich miesięcy, czytając opinie ze szczególną uwagą na te krytyczne oraz pytając wprost o dwa czy trzy zrealizowane projekty podobne do Twojego.

Warto też pamiętać, że brak jakichkolwiek śladów w internecie sam w sobie jest informacją. Firma działająca od lat zwykle zostawia po sobie ślad w postaci opinii, wzmianek i opisanych realizacji.

Checklista przed podpisaniem umowy

1. Potwierdź, że firma istnieje i jest aktywna, w CEIDG albo w KRS.
2. Sprawdź, kto jest uprawniony do podpisania umowy.
3. Sprawdź Krajowy Rejestr Zadłużonych pod kątem upadłości i restrukturyzacji.
4. Zweryfikuj rachunek na białej liście, jeśli kwota przekracza 15 000 zł.
5. Przejrzyj sprawozdanie finansowe, jeśli to spółka, a zlecenie jest duże.
6. Poproś o referencje i przeczytaj opinie, zwłaszcza te negatywne.
7. Zapisz wyniki sprawdzeń, na przykład jako zrzuty ekranu z datą.

Podsumowanie

Weryfikacja kontrahenta nie jest wyrazem nieufności, tylko elementem normalnej pracy. Kwadrans spędzony w rejestrach kosztuje mniej niż jedna nieopłacona faktura, a w wielu przypadkach wystarcza, żeby zauważyć problem, zanim stanie się Twoim problemem.

Firmy, które przeszły niezależne badanie reputacji w czterech obszarach, znajdziesz w naszym katalogu firm.